Statuts

 UGIB-AUVB-AKVB ASBL

Avenue Hippocrate, 91
1200 Bruxelles

Numéro d’entreprise : 0828.194.710

 

STATUTS

L’Assemblée Générale du 28 juin 2022, convoquée en bonne et due forme et disposant du quorum nécessaire en matière de présence et de majorité, a décidé, en sa séance, de modifier intégralement les statuts et de les remplacer par le texte suivant.

 Titre I. Nom, forme juridique, siège, objet et durée

Article 1 : Forme juridique – nom – siège

L’association prend la forme d’une association sans but lucratif.

L’association adopte les dénominations suivantes dans les trois langues nationales :

  • ALGEMENE UNIE VAN VERPLEEGKUNDIGEN VAN BELGIË
  • UNION GÉNÉRALE DES INFIRMIERS DE BELGIQUE
  • ALLGEMEINER KRANKENPFLEGERVERBAND BELGIENS

L’association peut également utiliser les dénominations abrégées suivantes :

  • AUVB
  • UGIB
  • AKVB

Son siège est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale. Il ne pourra être déplacé que par une décision de l’Assemblée Générale. Le présent siège social se trouve à l’adresse suivante : avenue Hippocrate 91, 1200 Bruxelles.

L’association est une association indépendante pluraliste. Elle déploie ses activités sur l’ensemble du territoire belge, en dehors de tout courant politique ou philosophique.

 

Article 2 : But désintéressé et objet

L’association a pour but de :

  1. Promouvoir et développer les soins infirmiers, les sciences relatives aux soins infirmiers et la qualité des soins infirmiers ;
  2. Rassembler les associations professionnelles de praticiens de l’art infirmier au sens de la loi belge relative à l’exercice des professions de soins de santé ;
  3. Représenter et défendre tous les praticiens de l’art infirmier ainsi que l’exercice de cette profession tel que visées au ’Chapitre 4 – L’exercice de l’art infirmier’ de la loi coordonnée du 10 mai 2015 relative à l’exercice des professions des soins de santé aussi bien dans leur intérêt professionnel que dans l’intérêt des patients qui leur sont confiés

 

L’association peut utiliser tous les moyens légaux qu’elle estimera nécessaires pour réaliser ses objectifs. Ses actions peuvent adopter plusieurs formes, telles que la protection de la profession, les recommandations et les conseils, les services aux tiers, le soutien et/ou la coordination d’activités scientifiques, et la réalisation de procédures judiciaires et extrajudiciaires.

Elle peut adhérer à d’autres associations ou groupements en vue de réaliser son objet social.

Elle peut prendre des intérêts par association, apport, fusion, intervention financière ou de quelque autre manière que ce soit dans toutes les sociétés, associations ou entreprises ayant un objet identique, parallèle ou cohérent par rapport au sien ou qui peut être de nature à promouvoir les activités et les objectifs décrits ci-dessus.

Elle peut également, en ce sens, exercer des activités commerciales, mais dont les bénéfices peuvent uniquement être réalisés en fonction du but désintéressé de l’association. L’association ne peut, directement ou indirectement, distribuer ou fournir un quelconque avantage financier aux fondateurs, membres, administrateurs ou toute autre personne, excepté dans le but désintéressé stipulé dans les statuts. Toutefois, ces activités commerciales de l’association ne doivent pas entrer en conflit avec les intérêts des membres et/ou leur nuire directement ou indirectement.

 

Article 3 : Durée

L’association est constituée pour une durée indéterminée. Elle peut être dissoute à tout moment.

 

 Titre II : Membres

 Article 4 : Membres effectifs

4.1. L’association compte uniquement des membres effectifs.

Tous les membres sont inscrits dans le registre des membres, qui doit être conservé au siège social.

4.2. Les membres effectifs ont un droit de vote lors des réunions de l’Assemblée Générale. Leur nom figure dans le registre des membres conservé au siège de l’association. Les dispositions légales sont exclusivement applicables aux membres effectifs. Leur nombre minimum est fixé à deux.

4.3. Les membres effectifs sont toujours des personnes morales et sont répartis comme suit :

  • Les membres fondateurs ayant assuré la constitution de l’ASBL. Il s’agit d’organisations professionnelles générales de praticiens de l’art infirmier dont les membres sont issus de toutes les branches de la profession. Cette catégorie ne peut plus être élargie.

Les cinq membres fondateurs sont les suivants :

  • ASBL Association belge des Praticiens de l’art infirmier, en abrégé acn; et
  • VZW Federale Neutrale BeroepsVereniging voor Verpleegkundigen, en abrégé FNBV ;
  • ASBL Fédération Nationale des Infirmières de Belgique, en abrégé FNIB.
  • VOG Deutschsprachtige Krankenpflegevereinigung in Belgien, en abrégé KPVDB ;
  • VZW Netwerk Verpleegkunde, abrégé NVKVV ;

 

  • Les associations professionnelles dont les membres sont issus d’un domaine spécifique ou spécialisé, y compris les soins à domicile. Ils sont dénommés ci-après les « membres associés ».

4.4. Le terme « membres » repris dans les présents statuts renvoie aux associations professionnelles qui sont membres effectifs de l’UGIB.

4.5. Les conditions permettant à une association professionnelle d’adhérer à l’UGIB en tant que membre associé, de rester membre associé et d’adhérer à nouveau en tant que membre associé après une démission sont les suivantes :

– (1) Être une personne morale, à savoir une ASBL ou une association professionnelle reconnue. L’association qui se porte candidate doit être principalement composée des praticiens de l’art infirmiers ou disposer d’une cellule composée uniquement d’infirmiers. Les statuts de l’organisation doivent clairement stipuler que ses objectifs sont conformes aux objectifs de l’UGIB.

– (2) Être suffisamment représentative. Pour être représentative, l’association candidate doit satisfaire de manière cumulative aux 4 critères énumérés ci-après : 

  • (a) L’association doit compter un minimum de 50 membres infirmiers pour avoir le droit de vote. Le Président de l’Organe d’Administration de l’association candidate devra pouvoir en attester à l’UGIB par le biais d’une déclaration sur l’honneur.

Si l’association compte moins de 50 infirmiers, elle peut s’associer à une ou plusieurs association(s) de la même spécialité ou orientation pour répondre à la première condition. Ces associations mutuellement associées acquièrent alors le statut de membre associé unique de l’UGIB.

Si l’association concernée atteint le seuil minimal de 50 membres infirmiers, elle en avertit le Président de l’UGIB par courrier ou par e-mail et demande le statut de membre associé. L’Organe d’Administration se prononce ensuite sur cette demande et la soumet à la prochaine Assemblée Générale.

  • (b) L’association jouit d’une représentation territoriale caractérisée par :
    • des membres issus d’au moins 2 provinces ; ou
    • des membres issus d’une province et de la Région de Bruxelles-Capitale ; ou
    • des membres issus exclusivement de la Communauté germanophone ; ou
    • des membres dans au moins 8  établissements de soins différents.
  • (c) Tous les membres individuels des associations professionnelles membres de l’UGIB paient chaque année une cotisation individuelle à leurs propres organisations. Le Président de chaque association candidate doit en attester auprès de l’UGIB par le biais d’une « déclaration sur l’honneur ».
  • (d) Présenter un rapport d’activités dans lequel il est démontré que l’association candidate organise des activités réelles qui s’avèrent pertinentes pour la professionnalisation du groupe cible au cours de l’année qui précède la demande. Ce rapport doit également prouver que les activités sont conformes à l’objet statutaire de l’association.

– (3) Avoir été acceptée par l’Assemblée Générale, ce qui implique qu’une majorité de 70 % des membres présents et représentés et de 50 % des voix présentes et représentées dans chaque groupe (tel que visé à l’article 4.3) approuve l’admission de l’association professionnelle candidate.

– (4) Respecter les intérêts de l’UGIB.

– (5) Si une association professionnelle candidate compte des membres exerçant la même spécialisation qu’une association professionnelle déjà affiliée, ou s’adresse au même groupe cible, l’association professionnelle concernée doit démontrer que son adhésion à l’UGIB apporte une plus-value par rapport à l’adhésion de l’association déjà affiliée.

4.6. Même après avoir adhéré ou réadhéré, les membres associés de l’UGIB doivent continuer à répondre aux critères visés à l’article 4.5.

L’association peut à tout moment demander à ses membres de présenter les déclarations et/ou preuves nécessaires démontrant qu’ils remplissent toujours les critères visés à l’article 4.5. D’autres dispositions à cet égard peuvent être prévues dans le règlement d’ordre intérieur.

 

Article 5 : Procédure d’admission d’un nouveau membre

La procédure d’admission d’un nouveau membre effectif est la suivante : sur proposition de l’Organe d’Administration, l’Assemblée Générale peut accepter un nouveau membre associé. La demande d’adhésion d’un nouveau membre doit être adressée à l’Organe d’Administration à l’attention du Président. Des formalités et/ou modalités supplémentaires relatives à la demande peuvent être définies dans le Règlement d’ordre intérieur.

Lors de sa demande d’adhésion, le candidat doit décrire ses objectifs et son groupe cible. Il soumet ses statuts à l’Organe d’Administration, ainsi qu’une déclaration sur l’honneur de son Président concernant le nombre d’infirmiers affiliés et le paiement d’une cotisation annuelle individuelle par ces membres. Ces éléments sont examinés par l’Assemblée Générale avant qu’un candidat puisse être accepté en tant que membre.

Si le dossier est complet, il sera inscrit à l’ordre du jour de la prochaine réunion de l’Assemblée Générale. L’association professionnelle candidate adhère à l’UGIB si elle remplit toutes les conditions d’adhésion et sous réserve d’acceptation par 70 % des membres présents et représentés et 50 % des voix présentes et représentées dans chaque groupe (conformément à l’article 4.3).

 

Article 6 : Cotisation

La cotisation annuelle des organisations professionnelles membres de l’UGIB est déterminée par l’Assemblée Générale et s’élève au maximum à 1 000 euros.

 

Article 7 : Départ et exclusion d’un membre

7.1. Les membres sont libres de quitter à tout moment l’association en adressant leur démission par écrit à l’Organe d’Administration.

7.2. Tout membre qui n’a pas payé la cotisation dont il est redevable dans un délai d’un mois après l’envoi d’une lettre recommandée de mise en demeure au membre concerné est considéré comme démissionnaire. En cas de non-paiement à l’expiration de ce délai, l’adhésion du membre en question prend fin de plein droit.

7.3. Les membres portant préjudice à l’association ou ne respectant pas son objet peuvent être exclus sur décision de l’Assemblée Générale conformément à l’article 13 des présents statuts. L’exclusion d’un membre doit être indiquée dans la convocation. Le membre doit être entendu. L’exclusion peut uniquement être prononcée par l’Assemblée Générale dans le respect des conditions de quorum et de majorité prescrites pour une modification des statuts.

L’Organe d’Administration fait part de la décision d’exclusion de l’Assemblée Générale dans les 15 jours au membre concerné, par courrier recommandé, sauf si le membre accepte que l’Association lui envoie ses communications par voie électronique/e-mail.

7.4. Dans les cas graves, l’Organe d’Administration peut suspendre tous les droits (par exemple, le droit de vote à l’Assemblée Générale) et avantages du membre dans l’Association, ainsi que toutes les compétences et tous les mandats détenus par le membre concerné dans l’association (p. ex. une fonction d’administrateur dans l’Organe d’Administration) en attendant la prochaine réunion de l’Assemblée Générale.

7.5. Les membres perdant leur personnalité morale ou ne remplissant plus une ou plusieurs des autres conditions d’admission visées à l’article 4.3 perdent automatiquement leur affiliation à l’UGIB.

7.6. Les membres démissionnaires ou exclus n’ont aucun droit sur le patrimoine de l’association. Ils ne peuvent exiger ou réclamer un quelconque état ou communication de compte, la pose de scellés, un inventaire, ni le remboursement des montants versés.

 

Titre III. Assemblée Générale

Article 8 : Assemblée Générale – Composition

 L’Assemblée Générale est composée de tous les membres. L’Assemblée Générale est présidée par l’association professionnelle dont est issu le Président de l’Organe d’Administration ou, en son absence, par l’association professionnelle dont est issu le Vice-Président de l’Organe d’Administration.

À l’Assemblée Générale, chaque membre-personne morale est représenté par un infirmier, et ce conformément à ses propres statuts.

  

Article 9 : Assemblée Générale – Compétences

L’Assemblée Générale est exclusivement compétente pour :

  • la modification des statuts ;
  • la nomination et la révocation des administrateurs et la détermination de leur rémunération le cas échéant ;
  • la nomination et la révocation des commissaires, ainsi que la détermination de leur rémunération le cas échéant ;
  • la décharge aux administrateurs et aux commissaires ainsi que, le cas échéant, l’introduction d’une action de l’association contre les administrateurs et les commissaires ;
  • l’approbation de l’estimation du budget et des comptes ;
  • la dissolution volontaire de l’association ;
  • l’exclusion d’un membre de l’association ;
  • la conversion de l’association en une AISBL, une société coopérative agréée comme entreprise sociale ou une société coopérative entreprise sociale agréée ;
  • la détermination des règles de vote de l’Assemblée Générale et de l’Organe d’Administration ;
  • l’approbation et la modification du règlement d’ordre intérieur de l’association ;
  • la réalisation ou l’acceptation d’un apport à titre gratuit d’une universalité ;
  • tous les autres cas imposés par les présents statuts.

 

Article 10 : Assemblée Générale – Convocation

 L’Assemblée Générale se réunit sur décision de l’Organe d’Administration chaque fois que l’objet de l’association le requiert, et chaque fois que la loi le définit.

Elle doit se réunir au moins une fois par an pour approuver les comptes de l’année écoulée, approuver le budget de l’année à venir et se prononcer sur la décharge des administrateurs. Cette Assemblée Générale doit avoir lieu au cours du premier semestre de l’année.

L’Organe d’Administration est en outre obligé de convoquer l’Assemblée Générale chaque fois qu’un cinquième des membres en font la demande auprès de l’Organe d’Administration, et ce par lettre mentionnant les points à traiter.

Dans ce cas, l’Organe d’Administration est obligé de convoquer l’Assemblée Générale dans les 21 jours suivant la demande de convocation avec mention à l’ordre du jour des points demandés. L’Assemblée Générale se tiendra au plus tard le 60e jour suivant cette demande.

 

Article 11 : Assemblée Générale – Lettre de convocation

Pour être valables, les convocations à l’Assemblée Générale doivent être signées ou envoyées par le Président ou le Vice-Président. Tous les membres doivent être convoqués par courrier ordinaire, par e-mail, par lettre recommandée ou par fax au moins quinze jours avant la réunion.

La convocation mentionne le lieu, la date et l’heure de l’Assemblée et contient l’ordre du jour déterminé par l’Organe d’Administration. Chaque sujet présenté par écrit par 1/20 des membres doit également être mentionné à l’ordre du jour. Ce sujet doit faire l’objet d’une demande signée par 1/20 des membres et avoir été communiqué au moins cinq jours ouvrables avant la réunion au Président de l’Organe d’Administration. Les sujets ne figurant pas à l’ordre du jour ne peuvent en aucun cas être traités.

 

Article 12 : Assemblée Générale – Règles de vote générales

12.1. En cas d’absence d’un membre, celui-ci peut donner procuration à un autre membre de son choix. Chaque membre ne peut porter qu’une seule procuration.

12.2. À l’Assemblée Générale, les membres de chaque groupe, qu’ils soient membres fondateurs ou associés, représentent chacun respectivement cinquante pour cent de toutes les voix présentes et représentées.

Sauf disposition contraire des statuts, les décisions de l’Assemblée Générale ne peuvent être adoptées qu’à la majorité de 70 % des membres présents et représentés et de 50 % des voix présentes et représentées dans chaque groupe (tel que visé à l’article 4.3.).

12.3. Les abstentions, les votes blancs et les votes nuls ne sont pas pris en compte (ni dans le numérateur ni dans le dénominateur) pour calculer les majorités requises.

12.4. Des règles supplémentaires concernant la procédure de délibération et de vote peuvent être fixées dans le Règlement d’ordre intérieur.

 

Article 13 : Assemblée Générale – Quorum particulier de présence et/ou de majorité 

13.1. Pour une modification des statuts, pour l’exclusion d’un membre ou pour une dissolution de l’association, deux tiers de tous les membres de l’Assemblée Générale doivent être présents ou représentés.

Si moins des deux tiers des membres sont présents ou représentés lors de la première assemblée, une deuxième assemblée peut être convoquée qui peut valablement délibérer, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Cette deuxième assemblée ne peut avoir lieu dans les quinze jours qui suivent la première.

13.2. En cas de modification des statuts, les modifications proposées doivent être décrites avec précision dans la convocation.

La modification des statuts ne peut être adoptée qu’à la majorité de 70 % des membres présents et représentés et de 50 % des voix présentes et représentées dans chaque groupe (tel que visé à l’article 4.3).

Si la modification des statuts concerne l’objet ou le but désintéressé de l’association, elle ne peut être adoptée qu’à la majorité de 80 % (4/5) des membres présents et représentés et de 50 % des voix présentes et représentées dans chaque groupe (tel que visé à l’article 4.3).

13.3. En cas d’exclusion d’un membre, l’intention de le faire doit être indiquée par écrit dans la lettre de convocation. Avant de pouvoir se prononcer sur l’exclusion d’un membre, le membre concerné doit être invité pour pouvoir se défendre.

L’exclusion du membre concerné est prononcée à la majorité de 70 % des membres présents et représentés et de 50 % des voix présentes et représentées dans chaque groupe (tel que visé à l’article 4.3).

Le vote sur l’exclusion d’un membre se fait à bulletins secrets, en ce sens que les votes sont exprimés de manière anonyme au sein de chaque groupe (conformément à la répartition de l’article 5), mais que le résultat global du vote est connu pour chaque groupe compte tenu de l’exigence de l’article 13.2.

13.4. En cas de dissolution de l’ASBL, l’intention de le faire doit figurer dans la lettre de convocation.

L’ASBL ne peut être dissoute qu’à la majorité de 80 % (4/5) des membres présents et représentés et de 50 % des voix présentes et représentées dans chaque groupe (tel que visé à l’article 4.3).

 13.5. Pour la détermination des majorités visées au présent article, les abstentions, les votes blancs et les votes nuls ne sont pris en compte ni dans le numérateur ni dans le dénominateur.

  

Article 14 : Assemblée Générale – Procès-verbal

Un procès-verbal de toute réunion sera établi et devra être signé par le Président et le Secrétaire et repris dans un registre.

Les extraits des procès-verbaux destinés à des tiers seront signés valablement par le Président et le Secrétaire de l’Organe d’Administration. À défaut, deux autres administrateurs peuvent valider ce document.

 

Titre IV. Organe d’Administration

 Article 15 : Organe d’administration – Composition, durée, élection et fonctions internes

 15.1. L’association est dirigée par un Organe d’Administration dont les membres sont nommés par l’Assemblée Générale.

15.2. L’Organe d’Administration est composé de 20 administrateurs qui sont tous des infirmiers et qui sont affiliés à l’association professionnelle par laquelle ils sont désignés.

Ces mandats d’administration sont répartis comme suit :

  • 10 administrateurs-personnes physiques proposés par les membres fondateurs (organisations professionnelles générales), à savoir 2 de l’ACN, 2 de la FNBV, 2 de la FNIB, 1 de la KPVDB et 3 de la NVKVV ;
  • 10 administrateurs-personnes physiques, proposés par les membres associés, dont :
    • 5 administrateurs affiliés auprès d’une association professionnelle néerlandophone, dont au moins 1 association professionnelle d’infirmiers à domicile ; et
    • 5 administrateurs affiliés auprès d’une association professionnelle francophone, dont au moins 1 association professionnelle d’infirmiers à domicile.

Les associations professionnelles bilingues ou plurilingues membres de l’UGIB qui souhaitent proposer un administrateur doivent choisir si elles souhaitent être considérées comme association francophone ou néerlandophone pour cette proposition.

15.3. En cas de modification de l’Organe d’Administration, il est garanti que celui-ci reste toujours composé d’au moins un administrateur issu de chaque association professionnelle fondatrice.

15.4. Les administrateurs sont nommés pour une durée de 4 ans. Ils sont chaque fois rééligibles à l’échéance de leur mandat.

15.5. Les administrateurs doivent rester membres de l’association professionnelle dont ils sont issus pendant toute la durée de leur mandat.

Si leur adhésion auprès de cette association professionnelle est interrompue, quel qu’en soit le motif, leur mandat d’administrateur au sein de l’Organe d’Administration de l’UGIB est considéré comme suspendu de plein droit. L’administrateur concerné est alors remplacé par l’administrateur suppléant qui a été nommé par l’Assemblée Générale pour le mandat concerné (cf. article 15.7).

15.6. L’Assemblée Générale peut résilier à tout moment le mandat de chaque administrateur, sans citer le motif, avec effet immédiat. L’administrateur concerné n’assiste pas aux délibérations et au vote le concernant.

Le mandat d’administrateur prend également fin par démission volontaire de l’administrateur déposée par un courrier écrit remis au Président ou à l’Organe d’Administration.

Le mandat d’administrateurs-personnes physiques est également perdu par décès, révocation ou suspension du visa infirmier pour au moins 6 mois, ou tout autre motif qui entraîne la perte définitive du droit d’exercer l’art infirmier.

15.7. Dans le cadre de la nomination des administrateurs, les membres fondateurs (à savoir l’acn, la FNBV, la FNIB, la KPVDB et la NVKVV) proposent également, outre leurs candidats-administrateurs effectifs, autant de candidats-suppléants (donc 2 candidats-suppléants de l’ACN, 2 de la FNBV, 2 de la FNIB, 1 de la KPVDB et 3 de la NVKVV).

De même, les membres associés qui souhaitent se porter candidats à l’Organe d’Administration proposeront, outre leur candidat-administrateur, un candidat-suppléant.

Les membres associés ont la possibilité de présenter, de commun accord, un candidat suppléant qui est membre d’une autre association professionnelle associée.

Lors de la composition de l’Organe d’Administration, l’Assemblée Générale nomme non seulement les administrateurs effectifs, mais en même temps leurs suppléants respectifs en cette qualité. Un suppléant prend automatiquement la fonction d’administrateur effectif si le poste de celui-ci devient vacant avant la fin de son mandat (par exemple, en raison d’un décès ou d’une démission). Cette suppléance prend effet pour la durée restante du mandat d’administrateur en cours.

15.8. Si aucun suppléant ne peut ou ne veut prendre la fonction d’administrateur pour le mandat vacant, les autres administrateurs élisent de commun accord un nouvel administrateur (« cooptation ») pour le reste de la durée du mandat. Cet administrateur coopté doit être issu de la même association professionnelle que celle dont est issu l’administrateur remplacé, mais peut être une personne différente de celle qui a été désignée comme suppléant lors de la nomination initiale des administrateurs conformément à l’article 15.7.

Conformément à la procédure prévue à l’article 9.6 du Code des sociétés et des associations, le mandat de l’administrateur coopté doit être confirmé lors de l’Assemblée Générale suivante. En cas de confirmation, l’administrateur coopté assurera le mandat de son prédécesseur, à moins que l’Assemblée Générale en décide autrement. En l’absence de confirmation, le mandat de l’administrateur coopté prend fin à l’issue de l’Assemblée Générale, sans préjudice de la régularité de la composition de l’Organe d’Administration jusque-là.

15.9. L’Organe d’Administration élit parmi ses membres un Président et un Vice-Président. Si le Président est empêché, il est remplacé par le Vice-Président ou en l’absence de Vice-Président, par un administrateur désigné par les autres administrateurs.

Si le Président démissionne ou si son mandat prend fin pour tout autre motif, le Vice-Président reprend provisoirement ses fonctions jusqu’à la désignation d’un nouveau Président. La nouvelle présidence est en principe exercée par le suppléant du Président. S’il n’est pas en mesure d’assumer la présidence, l’Organe d’Administration élit un nouveau Président parmi les administrateurs, dans les conditions prévues à l’article 15.9, quatrième alinéa.

Si le Vice-Président démissionne ou si son mandat prend fin pour tout autre motif, la vice-présidence est en principe exercée par son suppléant. Si cet administrateur n’est pas en mesure d’assumer la vice-présidence, l’Organe d’Administration élit un nouveau Vice-Président parmi les administrateurs, dans les conditions prévues à l’article 15.9, quatrième alinéa.

Le mandat de Président et de Vice-Président est toujours assuré par un administrateur, dont l’un est issu des organisations professionnelles fondatrices et l’autre est issu des associations professionnelles associées. Ils sont issus d’un régime linguistique différent. Un administrateur est élu en tant que Président ou Vice-Président pour une période maximale de 4 ans. Ces fonctions expirent en même temps que le mandat d’administrateur en cours.

Une fois expiré, le mandat des administrateurs est renouvelable pour une durée indéterminée. Toutefois, le mandat du Président et du Vice-Président ne peut être renouvelé qu’une seule fois pour une nouvelle période consécutive de quatre ans maximum.

À chaque renouvellement de mandat, le Président doit être issu d’une association professionnelle d’un régime linguistique différent. Il faut une alternance néerlandophone, francophone et éventuellement (si la KPVDB le souhaite) germanophone. Si le Président est issu d’une association professionnelle germanophone, il sera suivi par un Président issu d’une association professionnelle néerlandophone ou francophone en fonction de l’avant-dernier Président ayant occupé la fonction.

15.10. L’Organe d’Administration choisit également parmi ses membres un Secrétaire et un Trésorier. Ces mandats sont toujours assurés par des administrateurs, dont l’un est issu des organisations professionnelles fondatrices et l’autre est issu des associations professionnelles associées. Ils sont également issus d’associations professionnelles d’un régime linguistique différent. Un administrateur est élu Secrétaire ou Trésorier pour une période de maximum 4 ans. Ces fonctions expirent en même temps que le mandat d’administrateur en cours.

Le Secrétaire et le Trésorier peuvent être réélus à ces postes une fois maximum pour une nouvelle période consécutive de 4 ans maximum.

Si le Secrétaire ou le Trésorier démissionne ou si leur mandat prend fin pour tout autre motif, leur fonction est en principe assurée par leur suppléant. Si cet administrateur n’est pas en mesure d’assumer le mandat respectivement de Secrétaire ou de Trésorier, l’Organe d’Administration élit un nouveau Secrétaire ou Trésorier parmi les administrateurs, selon les conditions visées à l’article 15.10, premier alinéa.

15.11. Le mandat de Président et de Vice-Président de l’Organe d’Administration de l’association ne peut être cumulé avec les fonctions suivantes  : Représentant de l’Organe d’Administration au sein d’une Chambre de l’UGIB, Président du Conseil Fédéral de l’Art Infirmier, Président de la Commission Technique de l’Art Infirmier et délégué syndical.

 

Article 16 : Organe d’Administration – Registre des membres

Au siège de l’association, l’Organe d’Administration conserve un registre des membres. Ce registre mentionne la dénomination, l’adresse et le statut juridique de chaque membre.

Toutes les décisions relatives à l’admission, au départ ou à l’exclusion doivent également être inscrites dans ce registre sur intervention de l’Organe d’Administration dans les huit jours après que ce dernier a été informé desdites décisions.

Tous les membres et les parties intéressées peuvent consulter le registre des membres au siège de l’association.

 

Article 17 :  Organe d’Administration – Compétences, délégation et organes subsidiaires

17.1. L’Organe d’Administration dirige les affaires de l’association et la représente dans les actes judiciaires et extrajudiciaires. Il est compétent pour toutes les affaires, excepté celles que la loi réserve expressément à l’Assemblée Générale. Il agit à la fois en tant que demandeur et défendeur dans toutes les procédures judiciaires et décide de l’utilisation des voies de recours.

17.2. L’Organe d’Administration nomme et révoque les membres du personnel de l’association et détermine leur rémunération.

17.3. L’Organe d’Administration peut déléguer ses compétences pour certains actes et missions de sa responsabilité à un ou plusieurs administrateurs ou à une autre personne, membre ou non d’une association professionnelle affiliées à l’UGIB, dont la nomination est du ressort de l’Organe d’Administration.

La fin de la mission de ces personnes mandatées peut s’effectuer :

  1. a) sur base volontaire par le mandataire proprement dit en déposant sa démission par écrit auprès de l’Organe d’Administration ;
  2. b) par révocation par l’Organe d’Administration ;
  3. c) à la fin de la mission.

17.4. Sans préjudice de la compétence de représentation générale de l’Organe d’Administration en tant que collège, l’association est toujours représentée valablement, dans les actes judiciaires et extrajudiciaires, par l’intervention commune de deux administrateurs.

Les mandataires désignés pour des missions particulières exercent leurs compétences séparément ou conjointement.

17.5. L’Organe d’Administration a également la compétence de développer une proposition de Règlement d’ordre intérieur reprenant tous les éléments qu’il estime nécessaires et/ou qu’il juge utiles. Celui-ci sera approuvé par l’Assemblée Générale.

17.6. L’Organe d’Administration confie la gestion quotidienne, ainsi que la représentation de l’association dans la gestion quotidienne, au Bureau.

Le Bureau est composé au minimum des 5 personnes suivantes : le Président, le Vice-Président, le Secrétaire et le Trésorier et un administrateur issu des associations professionnelles fondatrices. L’Organe d’Administration peut à tout moment décider d’inclure dans le Bureau d’autres personnes dont la fonction est jugée nécessaire pour le bon fonctionnement et/ou le soutien.

L’Organe d’Administration détermine si les membres du Bureau agissent seuls, ensemble ou de façon collégiale.

Le Bureau exerce sa mission dans le cadre des lignes directrices et/ou des orientations générales définies par l’Organe d’Administration. Lorsque l’Organe d’Administration n’a pas donné de mandat (spécifique) au Bureau sur une question ou une décision particulière, le Bureau la soumet d’abord à l’Organe d’Administration. Le Bureau ne peut pas prendre de décision en dehors de tout mandat ou cadre donné par l’Organe d’Administration.

Dans des cas exceptionnels d’urgence où il est impossible de soumettre la question ou la décision à l’Organe d’Administration en temps utile, le Bureau peut prendre les premières mesures conservatoires strictement nécessaires au bon fonctionnement et à l’intérêt de l’UGIB. Ces actes sont toujours accomplis en toute transparence vis-à-vis des membres de l’Organe d’Administration et dans le cadre général du mandat. Dans la mesure du possible, ces actes sont vérifiés au préalable avec les membres de l’Organe d’Administration. Lors de la réunion suivante de l’Organe d’Administration, les mesures conservatoires prises peuvent être confirmées ou modifiées.

Le Bureau agit toujours dans l’intérêt de l’UGIB et respecte les objectifs de l’association.

Le Bureau se montre à tout moment transparent envers l’Organe d’Administration en ce qui concerne ses activités (par exemple, en communiquant en temps utile l’ordre du jour et les procès-verbaux des réunions).

D’autres dispositions sur le fonctionnement pratique, la prise de décision et l’accomplissement des mandats du Bureau peuvent être prévues dans le Règlement d’ordre intérieur.

17.7. L’UGIB compte trois Chambres linguistiques : les Chambres francophone, néerlandophone et germanophone. Toutes les organisations professionnelles qui sont membres de l’UGIB appartiennent à au moins une Chambre.

Les Chambres sont une plateforme de concertation pour les membres et suivent principalement les matières régionales et communautaires.

Le Règlement d’ordre intérieur peut prévoir des dispositions plus détaillées quant au fonctionnement pratique, à la prise de décision et aux modalités des Chambres.

17.8. Pour soutenir et préparer les tâches de l’Organe d’Administration ainsi que pour promouvoir le bon fonctionnement de l’association, des groupes de travail peuvent être créés au sein de l’UGIB.

Le mandat, la composition et la durée de ces groupes de travail sont déterminés par l’Organe d’Administration. Ces groupes de travail rendent régulièrement compte à l’Organe d’Administration de l’avancement de leurs travaux.

Des dispositions supplémentaires sur la composition, la gestion et le fonctionnement pratique de ces groupes de travail peuvent être prévues dans le Règlement d’ordre intérieur.

17.9. L’Organe d’Administration peut également désigner un ou plusieurs collaborateurs afin de soutenir et préparer les tâches de l’Organe d’Administration, et de favoriser le bon fonctionnement de l’association.

Les collaborateurs sont sous la supervision de l’Organe d’Administration et rendent compte au Bureau et à l’Organe d’Administration.

Des dispositions plus détaillées concernant les collaborateurs et leur fonction peuvent être développées dans le Règlement d’ordre intérieur.

17.10. Les administrateurs n’ont aucune obligation personnelle dans leur fonction et sont uniquement responsables de l’exercice de leur mandat.

Le risque de responsabilité des administrateurs dans l’exercice de leur fonction est adéquatement couvert par une assurance responsabilité. L’Assemblée Générale en assure le suivi. Les primes de cette assurance sont payées par l’UGIB.

 

Article 18 : Organe d’Administration – Convocation et organisation

18.1. L’Organe d’Administration est convoqué au moins huit jours calendrier avant la réunion avec un ordre du jour établi par le Président ou le Vice-Président.

Si tous les administrateurs sont d’accord, ou en cas d’extrême urgence, le délai de convocation peut être raccourci. Auquel cas, la nature et le motif de cette urgence seront précisés dans la convocation.

18.2. Les réunions de l’Organe d’Administration sont présidées par le Président. En cas d’empêchement ou d’absence de ce dernier, la réunion sera présidée par le Vice-Président. Si ce dernier est également absent ou empêché, la réunion sera présidée par l’administrateur le plus âgé qui est également membre du Bureau, à moins que les administrateurs qui sont également membres du Bureau ne décident de commun accord de désigner un autre Président pour la réunion concernée de l’Organe d’Administration ou de reporter la réunion.

18.3. L’Organe d’Administration peut se réunir de différentes manières : réunion physique, réunion entièrement numérique, ou réunion hybride (c’est-à-dire réunion physique avec la possibilité pour les membres de participer à la réunion en ligne).

La forme d’organisation concrète de la réunion ainsi que le lieu de la réunion (si elle a lieu physiquement) seront déterminés par le Président de l’Organe d’Administration.

Dans des cas exceptionnels ou pour des questions sensibles pour lesquelles une réunion physique est nécessaire en vue d’une bonne prise de décision, un administrateur de l’Organe d’Administration peut insister pour la tenue d’une réunion physique. Dans ce cas, la réunion de l’Organe d’Administration se tiendra en tout état de cause sous forme de réunion physique des membres.

 

Article 19 : Organe d’Administration – Règles de vote

 19.1. L’Organe d’Administration ne peut décider valablement que si au moins 10 administrateurs participent effectivement à la réunion (physique ou numérique selon la forme choisie).

19.2. Chaque administrateur dispose d’une seule voix.

Les décisions de l’Organe d’Administration sont prises à une majorité de 70 % des administrateurs présents ou représentés, et d’au moins 50 % des administrateurs présents ou représentés des organisations professionnelles générales et de 50 % des administrateurs présents ou représentés des organisations associées.

Les abstentions ne seront pas prises en compte dans le numérateur ou dans le dénominateur.

19.3. En cas d’empêchement d’un administrateur, quel qu’en soit le motif, pour la réunion de l’Organe d’Administration, l’administrateur peut uniquement donner procuration à un autre administrateur pour le    représenter à la réunion concernée et voter en son nom. Cette procuration doit être donnée par écrit (par exemple, par e-mail) et être communiquée au Président au plus tard au début de la réunion de l’Organe d’Administration. Le mandant est alors réputé être présent.

Un administrateur ne peut pas représenter plus de deux autres administrateurs simultanément.

D’autres dispositions pratiques et autres concernant ces procurations peuvent être prévues dans le Règlement d’ordre intérieur.

19.4. À condition qu’au moins 10 administrateurs participent effectivement à la réunion (physique ou numérique selon la forme choisie), un administrateur peut également communiquer son avis par écrit au Président et voter par écrit. Cet avis devra être communiqué au Président par écrit (par exemple, par e-mail) au plus tard au début de la réunion de l’Organe d’Administration.

19.5. L’Organe d’Administration ne peut valablement délibérer et décider sur des questions ne figurant pas à l’ordre du jour que si au moins 10 administrateurs participent effectivement à la réunion (physique ou numérique selon la forme choisie) et que tous les membres sont présents ou représentés à la réunion et marquent leur accord. Cet accord des membres est considéré comme acquis si le procès-verbal indique qu’aucune objection n’a été soulevée.

19.6. Sauf opposition d’au moins un membre, l’Organe d’Administration ou certains membres qui ne peuvent être physiquement présents peut délibérer et voter par vidéoconférence à condition que tous les participants soient en mesure de s’exprimer et soient intelligibles pour tous les autres participants, et que le mode de scrutin envisagé puisse être respecté.

19.7. Les membres de l’Organe d’Administration votent oralement, sauf en cas de matières personnalisables ou si au moins un administrateur le demande. Dans les cas susmentionnés, l’Organe d’Administration procède à un vote secret.

19.8. Lorsque l’Organe d’Administration doit prendre une décision ou se prononcer sur une opération qui relève de sa compétence, dans laquelle un administrateur a un intérêt direct ou indirect de nature patrimoniale et/ou personnelle (p. ex. un lien de parenté allant jusqu’au 3e degré) qui est en contradiction avec l’intérêt de l’association, l’administrateur concerné doit le signaler aux autres administrateurs avant que l’Organe d’Administration ne prenne une décision. Sa déclaration et ses explications sur la nature de ce conflit d’intérêts seront consignées dans le procès-verbal de la réunion de l’Organe d’Administration qui doit prendre la décision. L’Organe d’Administration n’est pas autorisé à déléguer cette décision.

L’administrateur qui présente un conflit d’intérêts tel que mentionné ci-dessus ne peut pas participer à la discussion de l’Organe d’Administration sur ces décisions ou opérations ni au vote qui s’y rapporte. Si la majorité des administrateurs présents ou représentés présentent un conflit d’intérêts, la décision ou l’opération est soumise à l’Assemblée Générale ; si l’Assemblée Générale approuve la décision ou l’opération, l’Organe d’Administration peut l’exécuter.

 

Article 20 : Organe d’Administration – Procès-verbal

Un projet de procès-verbal de chaque réunion sera établi et diffusé aux membres de l’Organe d’Administration dans un délai de 15 jours. Ce projet de procès-verbal sera discuté et approuvé au plus tard lors de la réunion suivante de l’Organe d’Administration.

« (…) Le procès-verbal définitif de la réunion est signé par le président et par les administrateurs qui en font la demande. Cette signature peut se faire sur papier ou par voie électronique.

Les signatures du procès-verbal envoyées par fax, par courrier électronique au format “portable document format” PDF ou par tout autre moyen électronique conçu pour préserver la représentation graphique originale du procès-verbal sont réputées être l’équivalent de l’original. »

Les extraits des procès-verbaux destinés à des tiers sont signés valablement par le Président et par le Vice-Président de l’Organe d’Administration. À défaut, deux autres administrateurs peuvent valider ces documents.

 

Article 21 : Organe d’Administration – Archivage

 Tous les procès-verbaux et décisions de l’Assemblée Générale et de l’Organe d’Administration seront consignés dans un registre numérique. Ces documents sont conservés durant minimum 5 ans par l’association et peuvent être consultés par tous les administrateurs et tous les membres de l’association.

Tous les administrateurs et membres de l’association peuvent également consulter les décisions concernant des personnes ayant ou non une fonction d’administration, revêtues d’un mandat auprès de l’association ou pour son compte. Ils peuvent également consulter toutes les pièces comptables de l’association.

Les tiers intéressés souhaitant consulter les comptes-rendus de l’Assemblée Générale doivent adresser à cette fin une lettre à l’Organe d’Administration.

 

Titre V. Financement – exercice – dissolution – règlement d’ordre intérieur

 Article 22 : Exercice financier

L’exercice financier de l’association commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.

 

Article 23 : États financiers

 Chaque année et au plus tard dans les six mois après la date de clôture de l’exercice, l’Organe d’Administration soumet les états financiers de l’exercice écoulé et le budget du prochain l’exercice à l’approbation de l’Assemblée Générale.

 

Article 24 : Dissolution et liquidation

 24.1. L’association peut à tout moment être dissoute sur décision de l’Assemblée Générale, prise selon les mêmes conditions que pour la modification de l’objet ou du but désintéressé de l’association. Les obligations de déclaration applicables conformément à la loi devront être respectées le cas échéant.

24.2. En cas de dissolution de l’UGIB, quel qu’en soit le motif ou le moment, les administrateurs en fonction sont désignés comme liquidateurs en vertu des présents statuts si aucun autre liquidateur n’avait été nommé, sans préjudice du droit de l’Assemblée Générale de désigner un ou plusieurs liquidateurs, de délimiter leurs compétences et de fixer leur indemnité.

À défaut, le tribunal nommera un ou plusieurs liquidateurs. Il déterminera également leur compétence ainsi que les conditions de liquidation.

24.3. En cas de dissolution et de liquidation, l’Assemblée Générale extraordinaire statuera sur l’utilisation du patrimoine de l’association.

Elle prévoit, dans un premier temps, le remboursement, en tout ou en partie, des cotisations versées par ses membres à l’UGIB. Ce remboursement aux membres est proportionnel aux années d’adhésion et au montant des cotisations qu’ils ont versées depuis la création de l’UGIB.

Ce remboursement n’interviendra qu’après paiement de toutes les dettes, charges et frais de liquidation ou de consignation des sommes nécessaires pour y faire face et dans la mesure où un solde positif subsiste.

S’il reste un actif après l’apurement du passif susmentionné et le remboursement des cotisations aux membres, cet actif sera transféré à une ou plusieurs associations déterminées par l’Assemblée Générale dont l’objet se rapproche le plus de celui de l’association dissoute.

 

Article 25 : Divers

 Pour tout ce qui n’est pas prévu aux présents articles, le Code des sociétés et associations s’applique.

 

Article 26 : Règlement d’ordre intérieur

 26.1. Un Règlement d’ordre intérieur sera établi et approuvé par l’Assemblée Générale, sur proposition de l’Organe d’Administration.

26.2. Les modifications à ce règlement peuvent être apportées par l’Assemblée Générale qui statuera par majorité simple des membres présents ou représentés.

26.3. Le règlement d’ordre intérieur et toute modification de celui-ci sont soumis aux membres conformément à l’article 2 :32 du Code des sociétés et des associations ou mis à la disposition sur le site Internet de la personne morale.

26.4. En cas de conflit entre le Règlement d’ordre intérieur et les statuts de l’association, la version (la plus récemment approuvée) des statuts prévaut. Ces contradictions avec les statuts doivent être adaptées dans le Règlement d’ordre intérieur dans l’année à compter de leur survenue, sauf si l’Assemblée Générale prévoit un autre délai (plus court ou plus long) à cet effet.

26.5. La version la plus récente du Règlement d’ordre intérieur de l’association a été approuvée par l’Assemblée Générale du 22 avril 2014. Les éventuelles contradictions entre ces statuts et le Règlement d’ordre intérieur approuvé le 22 avril 2014 sont adaptées dans le Règlement d’ordre intérieur au plus tard dans l’année à compter de l’approbation de ces statuts, sauf si l’Assemblée Générale prévoit un autre délai (plus court ou plus long) à cet effet.

 

Article 27 : Charte des mandats

L’Assemblée Générale détermine, sur proposition de l’Organe d’Administration, les mandats que l’UGIB peut assumer dans des organes publics, entités juridiques et/ou institutions (par exemple, le Conseil Fédéral de l’Art Infirmier). Une liste et une explication de ces mandats pourront être incluses dans une « Charte des mandats ».

 

TITRE VII. Mesures générales

Article 28 : Élection de domicile

Pour l’exécution des présents statuts, chaque membre, administrateur, commissaire ou liquidateur domicilié à l’étranger élira domicile au siège où toutes les communications, sommations, citations et significations pourront lui être valablement adressées à défaut de choix d’un autre domicile en Belgique pour tout ce qui concerne l’association.

 

Article 29 : Compétence judiciaire

Tout litige concernant les affaires de l’association et l’exécution des présents statuts entre l’association, ses membres, administrateurs, commissaires et liquidateurs est du ressort exclusif de la juridiction du siège social, sauf si l’association y renonce expressément.

 

 Article 30 : Droit commun

Les dispositions du Code des sociétés et des associations auxquelles il n’aurait pas été valablement dérogé sont réputées inscrites dans le présent acte et les clauses qui sont contradictoires avec les dispositions contraignantes du Code sont réputées ne pas y figurer.

Ainsi établi et accepté à l’Assemblée Générale du 28 juin 2022.

 

Règlement d’ordre intérieur de l’UGIB validé lors de l’Assemblée Générale Extraordinaire du 5 décembre 2023